Wir suchen 📯: Manager*in Projektverwaltung & Organisation

Manager*in Projektverwaltung & Organisation | Project Administration & Operations Manager

📍 Standort: Remote

🕓 Arbeitszeit: Vollzeit (Teilzeit oder 4 Tage/Woche auch möglich)

📅 Startdatum: ab sofort

💶 Gehalt: 50.000 - 60.000 € / Jahr (je nach Erfahrung)

Über uns

Statefree ist die erste Organisation in Deutschland, die sich ganzheitlich mit dem Thema Staatenlosigkeit beschäftigt. Weltweit sind schätzungsweise 15 Millionen Menschen staatenlos – ohne Zugang zu grundlegenden Rechten wie Arbeit, Bildung oder medizinischer Versorgung. Sie können weder reisen noch wählen, heiraten oder ihre Anliegen bei einer Regierung vertreten. Unser Ziel ist es, Teilhabe, Zugehörigkeit und Gleichberechtigung für staatenlose Menschen zu ermöglichen.

💡Deine Rolle

Als Manager*in für Projektverwaltung und Koordination bist du das verlässliche Rückgrat des Teams – du sorgst dafür, dass unser Team die inhaltliche Arbeit für staatenlose Menschen vorantreiben kann, während du die organisatorischen und administrativen Grundlagen im Blick behältst.

Du arbeitest eng mit dem geschäftsführenden Vorstand, der Vorstandsreferentin, dem Office Management sowie der Fördermittelmanager*in zusammen. Gemeinsam stellt ihr sicher, dass alle administrativen, finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Projektarbeit eingehalten und korrekt dokumentiert werden. Darüberhinaus unterstützt du die logistische Organisation von internen und externen Veranstaltungen. 

🔍 Deine Aufgaben

1. Projekt- und Verwaltungsmanagement

• Organisation und Pflege aller projektbezogenen Verwaltungsabläufe: Vertragsmanagement und sonstige Nachweisführung.

• Sicherstellung der Einhaltung aller administrativen Vorgaben, Richtlinien und Fristen – insbesondere im Rahmen der AMIF-Förderung.

• Enge Zusammenarbeit mit der Fördermittelmanager*in, um sicherzustellen, dass alle Berichtspflichten, Dokumentationsanforderungen und Mittelverwendungsnachweise vollständig und korrekt erfüllt werden

• Kontrolle, Nachverfolgung und Ablage aller relevanten Unterlagen (z. B. Verträge, Belege, Nachweise)

• Koordination von Dokumentations- und (digitalem) Ablagesystem

2. Organisation & Logistik von Veranstaltungen 

• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Workshops, externen Projekttreffen und Team-Retreats.

• Weiterentwicklung und Koordination von Dokumentationsprozessen für reibungslose Informationsablage im Rahmen von Veranstaltungen

• Koordination von Logistik und Abläufen – von der Reiseplanung über Einladungsmanagement und Erstellung und Kommunikation von Ablaufplänen.

• Vertragsabwicklung und Absprachen mit externen Dienstleister*innen (z. B. Locations, Catering, Technik, Übersetzung, Moderation).

3. Unterstützung in der Personalverwaltung

• Mitwirkung bei der Verwaltung und Pflege von Personalunterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, Vertragsänderungen und Honorarvereinbarungen in Abstimmung mit Vorstand und Fördermittelmanagement.
• Pflege und Weiterentwicklung interner Personalverwaltungsstrukturen (digitale Ablage, Dokumentation von Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen etc. im Sinne der Förderrichtlinien) 
• ggf. Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder 
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Zwischennachweisen und Prüfungen.

4. Vertragsmanagement & Compliance

• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen mit externen Partner*innen und Dienstleister*innen 
• Pflege einer strukturierten Vertragsdatenbank und Überblick über die jeweiligen Genehmigungs- und Prüfprozesse.
• Sicherstellung, dass alle Vereinbarungen den Anforderungen des Fördermittelgebers und des Vergaberechts entsprechen.
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👤 Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Projektverwaltung, Vertragsmanagement, Personalverwaltung oder Office-Administration - idealerweise mit Bezug zu sozialem Wandel, NGO-Arbeit oder öffentlicher Verwaltung
• Strukturiertes und genaues Arbeiten: Du kannst komplexe administrative und rechtliche Anforderungen zuverlässig organisieren und fristgerecht umsetzen.
• Nachweisbare Kompetenz in Berichtswesen, Vertragserstellung und Dokumentationsprozessen.
• Erfahrung in Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Partner*innen – wir suchen Personen, die sowohl interne als auch externe Schnittstellen kompetent koordinieren können.
• Fähigkeit, Verträge, interne Abläufe, Personalverwaltung und organisatorische Aufgaben für Veranstaltungen und Projekte zu planen, umzusetzen und zu überwachen.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, mündlich wie schriftlich.
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise, verbunden mit Freude an proaktivem Handeln und Optimierung interner Prozesse.
• Bereitschaft zu gelegentlicher Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands für Team-Meetings, Workshops oder externe Veranstaltungen.
• (Wünschenswert) Erfahrung oder Interesse an Fördermittel- und Projektmanagement in NGOs, Sozialprojekten oder Menschenrechtsorganisationen.
   

Was uns wichtig ist

• Verantwortung & Selbstorganisation: Du übernimmst Verantwortung für deinen Arbeitsbereich und gestaltest Prozesse eigenständig.
• Arbeiten auf Augenhöhe: Du schätzt offene Kommunikation, respektierst unterschiedliche Perspektiven und bringst deine eigene aktiv ein.
• Beziehungsorientierung: Du hast ein Gespür für vertrauensvolle Zusammenarbeit und nachhaltige Kooperationen.
• Flexibilität: Du arbeitest gern in dynamischen Kontexten und kannst zwischen strategischer Planung und operativer Umsetzung wechseln.
   

Was wir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer innovativen Menschenrechtsorganisation.
• Ein motiviertes, diverses Team mit einer offenen und wertschätzenden Arbeitskultur.
• Die Möglichkeit, durch Beziehungsarbeit und strategische Vernetzung reale strukturelle Veränderungen zu bewirken.
• Flexible Arbeitszeiten und 100 % remote work (mit punktuellen Präsenzterminen in Berlin & München).

Hinweis

Expertise aus gelebter Erfahrung ist uns wichtig. Wir freuen uns ausdrücklich über Bewerbungen von Personen, die selbst staatenlos sind oder waren.
Auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte, BIPoC und Menschen mit Behinderung sind herzlich willkommen.

👉 Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Online-Formular bis zum 30. Oktober